Como fazer um controle de caixa na sua clínica ou consultório? Confiram 6 dicas práticas

O sonho de abrir a própria clínica é importante para o médico. Ter o seu próprio espaço e vê-lo crescer aos poucos até atingir a estabilidade financeira é o objetivo de muitos profissionais de saúde.

Mas para manter esse sonho vivo, e prosperando, é preciso dar uma atenção especial ao seu fluxo de caixa. Coisa que muitos não dão por não terem sido preparados para lidar com os aspectos financeiros de gerenciar um estabelecimento de saúde. 

Por isso vamos explicar a importância de manter um controle de caixa na sua clínica e dar 6 dicas para tornar sua gestão mais eficiente. 

Quer saber mais? Continue lendo.

O que é fluxo de caixa?

Antes vamos entender o que é um fluxo de caixa. Nada mais é do que uma simples e eficiente forma de descrever a movimentação financeira da empresa (no caso, sua clínica ou consultório) durante um determinado período. Seja mensal ou quinzenal.

O objetivo de ter um controle do fluxo de caixa é organizar os gastos e recebimentos que sua clínica possui. Implementado de forma correta, o controle de caixa se torna um aliado na tomada de decisões do médico, para investir em algum diferencial para o consultório ou quando poupar, ou até mesmo cortar despesas.

Hoje um sistema de gestão online já atua com a funcionalidade de controle financeiro, para ajudar o médico a ter um controle de entrada e saída dos gastos e ganhos do estabelecimento de forma organizada e fluída.

Quais as vantagens de organizar o fluxo de caixa da sua clínica?

Sabendo quanto de dinheiro entra e sai da clínica, é possível calcular o saldo para ter um olhar mais estratégico para a gestão do estabelecimento. Claro, desde que esse valor sempre se mantenha no positivo, para futuramente:

• Avaliar possibilidades de investimentos;
• Reajustar salários de funcionários;
• Organizar compra de insumos e novos equipamentos;
• Planejar expandir suas atividades.

Um fluxo de caixa também ajuda em saber exatamente quanto custa manter a clínica aberta, e se esse saldo é o bastante para cobrir seus custos e gerar lucros.

Como fazer um controle de caixa da sua clínica?

Há duas formas de como criar um fluxo de caixa no seu estabelecimento, a manual e a digital. Na manual, pode-se usar Livros-Caixa para registrar todas as entradas e gastos. É eficiente, mas acaba se tornando muito repetitivo.

O processo digital ajuda a criar previsões de gastos e entradas financeiras. É possível fazer gráficos e ver relatórios mensais para entender com muito mais facilidade o que está acontecendo na saúde financeira do seu consultório.

Mas antes é importante conhecer um conceito básico de contabilidade, chamado Regime de Caixa.

No Regime de Caixa você reconhece todos os:

• gastos: tudo com que você gaste dinheiro na clínica, como parcelas de equipamentos, compras de insumos, etc;
• recebimentos: todos os pagamentos feitos a você por pacientes, repasse de convênios, etc;

Assim como despesas referentes à sua conta no momento em que há alguma movimentação financeira.

Agora que explicamos o que é fluxo de caixa e sua vantagem, vamos passar 6 dicas para organizar o financeiro da sua clínica da melhor forma:

Separe suas contas pessoais das contas do consultório

Essa é uma dica essencial para organizar seu caixa, e um erro básico cometido por muitos. Separar suas finanças pessoais e as do consultório evita que você misture seus gastos, o que pode levar a pensar que seu negócio está no vermelho, quando na verdade podem ser suas contas pessoais.

Lembre-se: além de ser responsável pela sua saúde financeira, você também é responsável pela saúde da sua clínica. Então misturar ambas as contas, além de não ser profissional, não tem como dar certo.

Prepare um bom planejamento financeiro

O primeiro passo rumo a um fluxo de caixa organizado é ter um bom planejamento. Afinal, somente assim você terá certeza do quanto está entrando e saindo das finanças da clínica de modo preciso.

Para isso, separe as todas as entradas e saídas do dinheiro de caixa da sua clínica. Assim você consegue saber de onde vem seus maiores custos. Você pode separar como:

• Custos Fixos: despesas que se não se alteram ou alteram muito pouco, como luz, aluguel da sala, água, etc;
• Custos Variáveis: São gastos que variam de acordo com o movimento de pacientes na clínica. Também incluem insumos, como luvas, gazes, materiais descartáveis, etc.

Para facilitar sua visualização e controle, procure separar os gastos da clínica em setores. Por exemplo, ao listar “Recepção” separe todos os gastos que você possui com este setor, como compra de papel, tinta de impressora, salário do profissional, etc. 

Dessa forma sua visão de onde você precisa investir ou reter gastos na clínica será muito mais assertiva.

Registre todas as movimentações financeiras

Pode parecer óbvio, mas é extremamente importante. Para fazer um bom fluxo de caixa mensal em sua clínica, é preciso ter controle total sobre tudo que está acontecendo financeiramente nela.

Registre cada entrada e saída de dinheiro do caixa, anote tudo. Conte com a ajuda de um contador experiente ou dos funcionários da recepção para isso. Até mesmo, para tornar o trabalho de todos mais fácil, intuitivo e prático, conte com a ajuda de ferramentas como planilhas ou um sistema de gestão online para clínicas e consultórios.

É necessário que esse registro seja diário e feito com o máximo de atenção. Deve incluir absolutamente todos os gastos, desde materiais médicos até a água para o bebedouro. Com essa análise, é possível saber quais procedimentos da clínica são mais rentáveis e quais planos de saúde são os mais usados, por exemplo. E focar seus esforços neles.

Use o seu fluxo de caixa para fazer projeções e previsões

Agora que você sabe como fazer um controle de caixa, é importante começar a pensar em como será no futuro. Fazer projeções e previsões também são partes necessárias de manter um fluxo de caixa.

Ao saber quanto exatamente entra e sai da clínica, e as datas exatas dessas operações, você consegue prever quanto terá de caixa para os meses seguintes.  Informação que é útil para:

• negociar prazos de contas a pagar, para evitar começar o mês com dívidas;
• antecipar possíveis necessidades prevendo gastos futuros, assim você pode economizar com antecedência, evitando ser pego desprevenido e tenha que recorrer a empréstimos bancários.

Com esse planejamento para o futuro você passa a ter inteligência para:

• Saber se precisa aumentar a quantidade de consultas;
• reduzir ou aumentar atendimentos por convênios;
• planejar férias;
• mudar datas de grandes pagamentos para não coincidirem.

São pequenas coisas que podem ser de grande valia para a saúde financeira do seu consultório.

Crie uma reserva financeira

Outra dica essencial para a sobrevivência da sua clínica. Imprevistos acontecem no dia a dia. Um encanamento pode estourar no banheiro, algum vazamento que manche sua parede, etc. Para casos repentinos assim, é dessa reserva que virá a solução.

Não só para emergências desse tipo. Pode acontecer de, por exemplo, determinado mês seu atendimento sofrer uma queda brusca. infelizmente, tais acontecimentos são naturais em todo o tipo de mercado. Em outras palavras, esteja preparado para essas eventualidades.

Crie uma meta para reservar mensalmente uma quantia para um fundo de emergência. Assim você evita ser pego desprevenido.

Tenha a ajuda de um software médico para clínicas 

Uma última dica muito importante. Use a tecnologia de um software médico online para tornar sua movimentação financeira muito mais fácil e assertiva, centralizando todas as informações importantes em um único lugar. 

Por exemplo o Conclínica conta com a funcionalidade “Controle Financeiro” , que oferece uma ampla e completa visão das finanças da clínica, organizando suas receitas e despesas para evitar gastos desnecessários e fornecendo relatórios completos e detalhados. Além de outras funcionalidades que ajudam a gerenciar sua clínica, como agendamento médico e Prontuário eletrônico. 

Por que não aproveita para fazer um teste grátis e conhecer mais do sistema?

Agora que você tem dicas essenciais, é hora de colocar a mão na massa e organizar o fluxo de caixa do seu consultório. Nada de deixar para depois. E conte com o Conclínica para ajudá-lo nessa tarefa.