Em tempos de computador quântico, inteligência artificial e chatbot, a gestão de clínicas e consultórios não precisa mais se limitar ao offline. Ou seja, processos demorados e repetitivos usando apenas papéis, planilhas e telefones hoje em dia é opcional.
Isso porque já existe tecnologia criada especificamente para ajudar médicos e profissionais de saúde na parte administrativa, financeira, operacional e gerencial de seu trabalho como dono de consultório ou clínica.

Como, por exemplo, o Conclínica que oferece recursos que agilizam processos, automatizam trabalhos repetitivos, otimizam tempo e ainda reduzem riscos de falhas humanas.

Além disso, usar um sistema web de gestão para clínicas também facilita o aumento da produtividade. E até faz os pacientes ficarem mais satisfeitos porque não perderam muito tempo na sala de espera.

Quer saber como escolher o melhor software médico para sua clínica? Confira minhas dicas para acertar na contratação do serviço.

Escolha um software que facilite da administração ao operacional

Acumular a função de médico e gestor de clínica não é nada fácil. Isso porque é preciso lidar com diferentes processos que não foram ensinados na faculdade como rotinas administrativas, financeiras, geração de relatórios e até as burocracias do plano de saúde.

Por esse motivo a primeira dica para acertar na escolha da automação que você vai usar para administrar seus consultórios é conhecer e entender bem todas as funções que o sistema oferece.

Isso porque um programa completo de gestão para clínicas consegue tornar mais prática as mais variadas tarefas gerenciais permitindo que você otimize tempo. E assim consiga focar no que realmente importa: o cuidado com os pacientes e a lucratividade da sua clínica.

Confira os principais recursos que um software para clínicas precisa ter para facilitar todo o processo de gestão da clínica do relacionamento ao operacional passando pelo faturamento e financeiro:

  • Backup de dados
  • Agendamento online
  • Prontuário eletrônico
  • Faturamento TISS
  • Emissão de nota fiscal eletrônica
  • Relatórios gerenciais
  • Envio de SMS
  • Múltipla agenda
  • Chat interno
  • Assinatura Digital

Prefira um software que deixe sua clínica 24 horas aberta para marcação de consultas

Um recurso fundamental que um sistema web de gestão de clínicas deve ter é o agendamento online. Isso porque ele permite que seu consultório esteja sempre disponível para marcação de consultas em poucos cliques.

Com essa função, a pessoa que quer atendimento tem acesso a agenda de todos os médicos para escolher os que deseja atendimento. Dessa forma ela mesma marca a consulta, no melhor momento, e sem perder tempo no telefone.

Ou seja, facilita a vida dos médicos, pacientes e recepcionistas. E ainda garante que o agendamento seja realizado 24 horas e de qualquer lugar que tenha acesso a internet.
Foque na segurança dos dados

Privacidade de informações é uma das coisas mais importantes a serem levadas em consideração na hora de adquirir um software. Ainda mais quando é para uma clínica ou consultório.

Por exemplo: dados armazenados na nuvem e protegidos por login e senha são fundamentais em um bom sistema de gestão para profissionais de saúde.

Isso porque você não precisa ficar se preocupando em fazer backup toda a hora com medo de perder informações importantes sobre pacientes e também do negócio em si.

Por esse motivo o ideal é contratar um software com tecnologia na nuvem (cloud computing) e de preferência que permita você usar assinatura digital em receitas médicas, documentos de prontuários eletrônicos, atestados, laudos, etc.

Lembre de minimizar o risco de falha humana em receitas

Médicos são famosos por sua caligrafia difícil de compreender. Claro que nem todos têm letra quase ilegível que até confunde pacientes na hora de comprar o remédio (o que pode fazê-lo comprar o medicamento errado ou tomar doses maiores ou menores).

Para evitar desgastes com sua equipe médica e ainda impedir que um detalhe como esse possa colocar em risco a saúde de seus pacientes, a dica é começar a fazer prescrição digital.
Portanto na hora de escolher o sistema de gestão online da sua clínica é importante lembrar de perguntar se tem esse recurso.

No Conclínica, por exemplo, quando o médico digita a receita médica tem acesso a uma vasta biblioteca de remédios (o que evita erros de digitação na prescrição).

E ainda pode informar ao paciente onde comprar mais barato porque o software mostra os preços nas farmácias mais próximas. O que costuma agradá-los bastante já que não precisam pesquisar preços.

Opte por um sistema de gestão para consultórios que tenha prontuário eletrônico

Além de evitar erros no registro do histórico do paciente, a adoção de prontuário online oferece outros benefícios para a clínica como um atendimento mais personalizado e humanizado aos pacientes.

No Conclínica, por exemplo, esse recurso oferece acesso ao cadastro e histórico do paciente. Então antes da pessoa entrar no consultório, você pode dar uma rápida analisada na ficha digital.

Caso seja aniversário dela, você pode dar parabéns assim que entrar na sala. Ou relembrar que há anos a pessoa é atendida por você. O que melhora o relacionamento médico-paciente.

Sem contar que em poucos cliques, você consegue ter acesso a informações necessárias para realizar a consulta como:

  • Anamnese
  • Prescrição
  • Pedidos de exames
  • Laudos
  • Atestados
  • Outros documentos e imagens que você pode precisar

Outros dois pontos que você também deve levar em conta em relação ao prontuário eletrônico é a possibilidade de personalização dele. Isso porque um clínico geral, por exemplo, vai precisar de campos totalmente diferentes de um oftalmologista ou cardiologista.

Aproveite a tecnologia para reduzir o número de pacientes que faltam consultas sem aumento de custos

Um recurso simples, mas importante para o aumento da produtividade da clínica é o envio automático de SMS. Quando a pessoa agenda online a consulta, ela passa a receber lembretes da marcação para não faltar por esquecimento e remarcar com antecedência se for o caso.

Ou seja, reduz a chance de buracos no atendimento e ainda garante uma economia na conta de telefone. Além disso, libera recepcionistas e secretárias das ligações de confirmação de consulta. O que permite que elas foquem no atendimento dos pacientes que estão na sala de espera aguardando.

Mas, as mensagens de texto podem ser úteis também para estreitar o relacionamento paciente-clínica. No software Conclínica, por exemplo, a pessoa recebe Feliz Aniversário via SMS. E também fica mais satisfeita porque recebe a receita médica no celular ao término da consulta.

Entenda se o programa de gestão para clínicas torna mais simples o faturamento com os planos de saúde

Atender pacientes dos mais variados convênios é uma realidade na maioria das clínicas brasileiras. Mas, por outro lado, é sinônimo de burocracias e papeladas por outro.

Então se você quer mais agilidade nessa parte do trabalho de médico-gestor, é recomendado que na hora de escolher o sistema médico não esqueça de perguntar como ele pode facilitar o faturamento com planos de saúde.

Verifique também se há preenchimento automático de guias TISS e se são organizadas por lote de acordo com convênios. E não esqueça de perguntar qual a capacidade de armazenamento mensal.

Lembre de facilitar a vida da equipe médica com uma tecnologia que integre todas as agendas em um só lugar

Dar conta de conciliar todas as marcações de consulta em diferentes consultórios e clínicas é um desafio na vida de muitos médicos. Agora imagina ele se deslocar de um ponto ao outro da cidade e ao chegar para o atendimento descobrir que o paciente desmarcou na manhã daquele dia.

Se o profissional de saúde tivesse acesso a um sistema que tem um recurso que integra todas suas consultas em um só lugar e atualiza online o status delas, esse desperdício de tempo e desgaste teria sido evitado.

Portanto vale a pena perguntar se o software de gerenciamento de clínicas conta com função multi agenda antes de escolher o seu.

Vale a pena contratar o software de gerenciamento de clínicas que aumenta a produtividade e também a satisfação dos seus pacientes

Sala de espera cheia é ótimo para os lucros do consultório, mas péssimo para os pacientes que normalmente começam a reclamar da demora.

Mas, quando você investe em um bom sistema de gestão online para clínicas, a lucratividade aumenta e o tempo de espera das pessoas diminui (o que agrada as pessoas atendidas).

Quem usa o Conclínica, por exemplo, fica sabendo que horas os pacientes chegaram e o tempo que cada consulta da equipe médica durou (e ainda possibilita uma comunicação discreta entre recepção e consultório com o recurso chat interno).

Dessa forma o médico-gestor acompanha de perto a produtividade com base em dados e ainda melhora a comunicação entre colaboradores. Sem contar que consegue prever problemas e revertê-los o quanto antes. O que resulta em maior agilidade no atendimento e satisfação dos pacientes.

Quer saber tudo que o Conclínica pode melhorar na sua clínica ou consultório? Então experimente gratuitamente o sistema de gestão para médicos e profissionais de gestão por 15 dias. E depois conta para a gente nos comentários o que mudou.

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