O controle financeiro é essencial para garantir a estabilidade e o crescimento sustentável de qualquer empreendimento, especialmente no setor de saúde. Saiba mais!

Caso você tenha uma clínica ou esteja pensando em abrir o seu próprio consultório, é provável que esteja em busca do controle financeiro do seu negócio. 

Afinal, quem está à frente de um empreendimento busca garantir o crescimento por meio de uma saúde financeira robusta. 

No entanto, como profissionais da saúde frequentemente dedicam grande parte do seu tempo para aprimorar seus conhecimentos na medicina, sobra pouco tempo para lidar com tarefas mais complexas, como a gestão financeira do empreendimento.

Essa tarefa demanda tempo, cuidado, conhecimento e organização. Neste post, elaboramos 11 dicas infalíveis para auxiliar no controle financeiro da sua clínica ou consultório. Boa leitura!

Importância do controle financeiro na gestão de uma clínica ou consultório médico

O controle financeiro de uma clínica ou consultório é tão importante quanto o cuidado com a vida dos pacientes. Assim como o corpo humano requer atenção e um funcionamento adequado, a clínica demanda cuidados em diversos setores, sendo a gestão financeira um deles, pois é responsável por estruturar toda a empresa.

Uma gestão financeira necessita de estratégias para melhorar o controle e análise das operações e do patrimônio da empresa. Essa prática resulta em uma conscientização sobre os créditos e os débitos da empresa e possibilita ações com foco na lucratividade por meio de uma gestão eficaz.

Além disso, a implementação de um controle financeiro traz uma série de benefícios para a gestão de uma clínica ou consultório médico. 

Entre esses benefícios, destacam-se a criação de um calendário para cumprimento das obrigações fiscais, a definição de metas financeiras para o crescimento do negócio, o controle do fluxo de caixa para garantir recursos necessários, a gestão de estoque para evitar desperdícios e assegurar a continuidade do atendimento, e o controle dos custos operacionais para identificar oportunidades de redução de despesas e aumento da rentabilidade.

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Essas práticas são essenciais para garantir a saúde financeira e o sucesso de uma clínica ou consultório médico.

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11 dicas para fazer o controle financeiro da sua clínica ou consultório

Agora, veja a seguir algumas dicas valiosas para um controle financeiro eficaz em sua clínica ou consultório: 

1. Estabeleça um fluxo de caixa estruturado

Muitas vezes subestimada, a gestão do fluxo de caixa é uma estratégia essencial para o bom desempenho de um empreendimento.

O fluxo de caixa registra todas as entradas e saídas do financeiro, controlando o saldo disponível em contas bancárias e nos caixas da empresa. Essa ferramenta é fundamental para a organização do desempenho financeiro de sua clínica ou consultório.

2. Utilize tecnologias a seu favor

À medida que as tecnologias evoluem, elas despertam o interesse humano e oferecem soluções práticas. Um software de gestão financeira, por exemplo, pode proporcionar diversas vantagens. Ele não só simplifica o acesso a informações para médicos e pacientes, mas também capacita agendamento dos pacientes em suas próprias consultas e acessarem seus prontuários e receitas médicas de forma simplificada.

Além disso, a tecnologia facilita a organização financeira. Com a implementação de um software de gestão de clínicas, os processos internos da clínica se tornam mais ágeis, o que, por sua vez, eleva a produtividade da equipe.

3. Contrate especialistas para assessoria financeira

Em certas situações, buscar a orientação de especialistas pode simplificar a gestão da clínica. Essa assistência pode prevenir erros cruciais, como o esquecimento de declarar algo para a Receita Federal. 

Como exemplo, a colaboração com um contador proporcionará ao médico mais tempo para focar em suas próprias responsabilidades. No entanto, é igualmente importante reservar um momento, em algum dia do mês, para analisar os resultados alcançados em conjunto com o contador. 

4. Organize as contas a pagar e a receber

Uma abordagem eficaz para a gestão financeira é a divisão das contas a pagar e a receber. Essa estratégia permite uma visão clara dos principais custos da clínica, facilitando a identificação de gastos excessivos que possam ser descartados.

Ao entender melhor essas despesas, torna-se viável reduzi-las. Além disso, essa prática agiliza a detecção de atrasos nos pagamentos, possibilitando uma resposta mais rápida por parte do setor de cobrança. Dessa forma, é possível identificar e prevenir qualquer impacto negativo na saúde financeira da clínica, evitando surpresas desagradáveis.

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5. Crie e mantenha um fundo de reserva

As empresas podem enfrentar períodos de crise devido a fatores tanto internos quanto externos. Portanto, um gestor precisa priorizar as reservas de dinheiro. 

No caso de enfrentar momentos desafiadores, a clínica será menos afetada se tiver recursos reservados para tais eventualidades. Como também, fundos de reserva também podem ser úteis para cobrir despesas como pagamento de férias e décimo terceiro salário, que não são recorrentes, mas que devem ser previstas e provisionadas

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6. Mantenha as finanças pessoais e da empresa separadas

É essencial evitar o uso do dinheiro da clínica para suprir despesas domésticas, pois essa prática prejudica seriamente o controle financeiro do negócio e pode prejudicar sua situação financeira. 

Além disso, esses recursos poderiam ser direcionados para investimentos, como a aquisição de equipamentos ou a contratação de novos profissionais. Da mesma forma, não é aconselhável utilizar suas finanças pessoais para atender às necessidades da clínica, pois isso também pode comprometer o controle financeiro e gerar desequilíbrios desnecessários.

7. Elabore um planejamento financeiro sólido

Estabeleça metas financeiras realistas e tangíveis, que possam ser alcançadas de forma eficaz. Um planejamento financeiro eficiente requer meticulosidade no registro de despesas e na projeção de receitas. Monitorar esses números regularmente e revisar o planejamento com frequência permitirá ao médico uma avaliação precisa do progresso da clínica.

8. Invista em ampliar os conhecimentos em finanças

Embora a experiência ao longo dos anos possa fornecer conhecimentos valiosos sobre o mercado e seus padrões tradicionais, em um mundo em constante evolução, aqueles que não se mantêm atualizados são rapidamente ultrapassados pela concorrência.

É fundamental buscar informações sobre novas ferramentas e conceitos de gestão financeira, além de participar de cursos e workshops relacionados à área de atuação. Assim, aqueles que dominam mais habilidades têm uma vantagem significativa sobre os demais.

9. Mantenha um registro detalhado das transações

Uma prática fundamental é a manutenção de registros detalhados de todas as operações financeiras da clínica. Essa documentação permite uma análise precisa dos gastos e receitas, facilitando o seu monitoramento.

É recomendável que esse registro seja realizado de forma diária, abrangendo todas as transações, tais como: recebimento de pagamento online de pacientes, pagamento a fornecedores, aquisição de materiais e remuneração dos funcionários.

10. Escolha os fornecedores com cuidado 

Assegurar um controle financeiro em sua clínica ou consultório requer uma cuidadosa seleção dos fornecedores. É essencial cultivar relacionamentos sólidos e positivos com eles. Ao estabelecer uma boa comunicação e proximidade, torna-se mais fácil garantir que os pedidos sejam atendidos dentro dos prazos estabelecidos, evitando impactos negativos no fluxo de caixa.

Além disso, a transparência é ampliada ao optar por fornecedores que atuem como verdadeiros parceiros. Nesse sentido, é essencial que ofereçam materiais e equipamentos de qualidade, cumpram os prazos de entrega estabelecidos e demonstrem equilíbrio na precificação, além de oferecerem suporte adequado durante as negociações. 

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11. Gerencie o estoque da clínica

Clínicas operam com um volume significativo de consumo de materiais, exigindo um controle de estoque. Essa prática é fundamental para evitar desperdícios, garantir a disponibilidade adequada de materiais e prevenir a escassez de materiais essenciais ou o vencimento de produtos.

A gestão de estoque desempenha um papel fundamental tanto na saúde financeira quanto na qualidade do atendimento prestado em clínicas e consultórios. Manter um estoque eficiente e bem organizado contribui para a eficácia operacional e a satisfação dos pacientes.

Portanto, essas dicas foram elaboradas para estabelecer uma base sólida e robusta que propicie o crescimento sustentável da clínica ao longo do tempo, impulsionando um controle financeiro eficaz. 

Ao implementar essas práticas se promove uma cultura de eficiência e transparência financeira que é essencial para o sucesso a longo prazo do empreendimento.

Agora que você reconhece a importância desse controle financeiro para clínicas e consultórios médicos, é o momento de implementar essas estratégias. 

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