Para fazer a gestão financeira de uma clínica ou consultório médico é preciso registrar e monitorar cuidadosamente as receitas e despesas, utilizando sistemas de gestão específicos para a área da saúde, garantindo conformidade com regulamentações e maximização da rentabilidade. Saiba mais!
A gestão financeira desempenha um papel fundamental nas clínicas médicas, sendo um elemento vital para o sucesso e crescimento desses empreendimentos.
Em um cenário cada vez mais complexo e dinâmico, onde desafios financeiros são constantes, a habilidade de gerir de forma eficaz os recursos torna-se uma necessidade premente para os gestores e proprietários de clínicas.
Neste contexto, compreender e aplicar práticas sólidas de gestão financeira não apenas assegura a estabilidade econômica, mas também possibilita a expansão sustentável dos negócios, garantindo a qualidade dos serviços prestados aos pacientes.
A seguir, apresentamos o que é a gestão financeira para clínicas e 11 passos fundamentais para alcançar uma gestão eficaz e manter as finanças da sua clínica no azul. Boa leitura!
O que é gestão financeira para clínicas?
A gestão financeira de clínicas é o processo de administrar e controlar as finanças de uma clínica ou consultório médico de forma eficiente.
O processo de gestão envolve várias atividades, como planejamento financeiro, controle de custos, gerenciamento de receitas, gestão de fluxo de caixa, análise de desempenho financeiro, entre outras.
É essencial para garantir a saúde financeira da clínica, permitindo que ela opere de forma sustentável, alcance seus objetivos financeiros e ofereça serviços de qualidade aos pacientes.
Além disso, uma gestão financeira adequada também pode ajudar a identificar áreas de melhoria, reduzir desperdícios, otimizar recursos e tomar decisões estratégicas para o crescimento e desenvolvimento da clínica.
A importância de uma gestão financeira eficaz para consultórios
O mau gerenciamento financeiro do negócio é considerado um dos principais motivos para empresas falirem em todo o mundo.
Segundo dados recentes de uma organização de análise de crédito brasileira, em setembro de 2019 houve um aumento de 59,8% no número de pedidos de falência no Brasil na comparação com o mesmo mês de 2018. E desse total, 95,1% são pequenas empresas.
Além disso, o estudo mais recente do IBGE sobre falência em nosso país (divulgado em 2017) revelou que 60% dos novos negócios formalizados fecham em até 5 anos.
Mesmo que as estatísticas não destaquem clínicas, elas também estão incluídas nesses dados. Por esse motivo é fundamental que não só médicos, mas todos os profissionais de saúde em geral tenham bastante cuidado com a gestão financeira de seus consultórios.
Isso porque além de assegurar a longevidade da sua clínica, um controle financeiro eficiente, ainda permite que você possa ter reservas de emergência e investimentos planejados.
Como fazer a gestão financeira de uma clínica em 11 passos
Gerenciar as finanças de uma clínica médica é essencial para garantir sua sustentabilidade e crescimento. Aqui estão 11 passos para uma gestão financeira eficaz de uma clínica:
1. Tenha o controle financeiro da clínica
Ter controle financeiro da clínica é essencial para garantir sua saúde econômica e sustentabilidade a longo prazo. O primeiro passo é estabelecer o hábito de fazer o fluxo de caixa regularmente, analisando os gastos e receitas. Isso permite identificar oportunidades de redução de custos e otimização dos recursos.
Além disso, é fundamental monitorar diariamente os investimentos feitos como pessoa jurídica, visando aumentar os recursos financeiros da clínica de forma consciente e racional.
O planejamento financeiro também desempenha um papel crucial. Ele envolve não apenas saber de onde virá o dinheiro para investimentos futuros, mas também entender quando e como será necessário reduzir custos ou realizar novos investimentos. Olhar para frente e estabelecer metas e objetivos claros é indispensável para manter as finanças da clínica no azul.
Assim, ser visionário como empreendedor implica ter uma visão de futuro clara, definindo metas ambiciosas e traçando planos e estratégias para alcançá-las. Isso inclui não apenas metas financeiras, mas também objetivos relacionados ao crescimento da clínica, melhoria dos serviços oferecidos e satisfação dos pacientes.
Portanto, ser visionário no contexto da gestão financeira de uma clínica médica significa não apenas pensar no presente, mas também ter uma perspectiva de longo prazo, estabelecendo um plano claro e monitorando seu progresso regularmente para garantir o sucesso e a sustentabilidade do negócio.
2. Crie e mapeie indicadores-chave de desempenho
Para uma gestão financeira de uma clínica eficaz, é essencial identificar e monitorar indicadores-chave de desempenho.
Esses indicadores fornecem percepções valiosas sobre a saúde financeira da clínica e ajudam os gestores a tomar decisões bem informadas.
Alguns exemplos incluem:
- Receita total;
- Margem de lucro;
- Taxa de ocupação de consultórios;
- Custo por paciente atendido;
- Índice de inadimplência;
- Retorno sobre investimento em marketing.
Mapear esses indicadores-chave ao longo do tempo permite uma avaliação contínua do desempenho financeiro da clínica, identificando áreas de melhoria e oportunidades de crescimento.
Leia também: Como fazer um controle de caixa na sua clínica ou consultório? Confiram 6 dicas práticas
3. Organize o planejamento tributário de acordo com seu regime tributário
É fundamental organizar o planejamento tributário conforme o regime mais adequado. As opções comuns incluem Lucro Presumido, Lucro Real e Simples Nacional.
- No Lucro Presumido, a tributação é simplificada, baseada em uma estimativa de lucro, sendo ideal para empresas com margens de lucro consistentes.
- Já no Lucro Real, os impostos são calculados com base no lucro líquido efetivo, sendo mais complexo, mas vantajoso para empresas com variações significativas nos lucros.
- O Simples Nacional é destinado a micro e pequenas empresas, oferecendo simplificação tributária e alíquotas reduzidas, porém, pode não ser vantajoso para empresas com grande faturamento.
A escolha do tipo de tributação da para sua clínica deve considerar a natureza do negócio, seu faturamento, margens de lucro e potenciais benefícios fiscais, sendo recomendado consultar um contador para tomar a decisão mais acertada.
Principais impostos recolhidos por clínicas e consultórios
Os principais impostos recolhidos por clínicas e consultórios médicos podem incluir:
- Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ): Este imposto incide sobre o lucro das empresas, incluindo clínicas e consultórios médicos que operam como pessoa jurídica.
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL): Similar ao IRPJ, a CSLL é uma contribuição federal que incide sobre o lucro líquido das empresas.
- Imposto sobre Serviços (ISS): O ISS é um imposto municipal que incide sobre a prestação de serviços, como consultas médicas e procedimentos realizados em clínicas.
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): Caso a clínica realize a venda de produtos, como medicamentos ou produtos médicos, pode estar sujeita ao recolhimento do ICMS, um imposto estadual.
- Contribuição Previdenciária Patronal: As clínicas e consultórios são responsáveis por recolher a contribuição previdenciária patronal sobre a folha de pagamento de seus funcionários.
4. Separe o pró-labore das finanças pessoais
Uma receita infalível para manter sempre a saúde financeira da sua clínica é nunca misturar seus recursos pessoais com os profissionais. Ou seja, nada de usar seu salário para pagar contas do consultório ou quitar suas dívidas como pessoa física usando o dinheiro conquistado por meio da sua pessoa jurídica.
Até quem não tem sócios precisa seguir essa dica. Isso porque de acordo com experts em finanças, não separar na prática despesas e receitas entre PF e PJ costuma prejudicar financeiramente bastante as organizações.
Em alguns casos, pode levar até mesmo a falência por má administração já que você pode ficar sem saber quanto sua clínica lucra de verdade. O que irá impactar até nos futuros investimentos (que poderão deixar de ser realizados) e no capital de giro.
5. Monitore o fluxo de caixa todos os dias
Quando o assunto é gestão financeira, organização nunca é demais. Portanto é importante listar e agendar todas as contas a pagar e as contas a receber para não deixá-las vencer e facilitar a cobrança.
Caso isso ocorra por algum motivo, não deixe de entrar em contato com o paciente para negociar o pagamento em aberto. Se for uma fatura da clínica que venceu, a dica é você entrar em contato com quem você está devendo (banco, fornecedor, etc.) para renegociar prazos e valores.
Dessa forma você evita perder crédito na praça e não compromete as finanças do seu consultório. Além disso, não deixe de organizar também seus recibos e notas fiscais porque irá facilitar entender para onde está indo o dinheiro da sua clínica.
Leia mais: O que é EBITDA e como aplicar em clínicas e consultórios
6. Mantenha o controle de estoque em dia
Manter o controle de estoque atualizado é fundamental para uma gestão financeira eficiente em uma clínica. Isso envolve registrar com precisão todas as entradas e saídas de materiais médicos, medicamentos e outros suprimentos.
Um estoque desorganizado pode levar a desperdícios, falta de produtos essenciais ou excesso de itens parados, afetando diretamente os custos operacionais da clínica.
Além disso, um controle de estoque eficaz ajuda a evitar rupturas de estoque, garantindo que os tratamentos dos pacientes não sejam interrompidos devido à falta de materiais.
Utilizar sistemas de gestão de estoque pode facilitar esse processo, permitindo uma visão mais clara do inventário disponível e agilizando as operações de reposição.
7. Considere o faturamento TISS
Considerar o faturamento TISS é essencial para a gestão financeira eficiente de uma clínica. O TISS (Troca de Informações em Saúde Suplementar) é um padrão estabelecido pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) para a troca de informações entre operadoras de planos de saúde e prestadores de serviços.
Isso inclui informações sobre procedimentos médicos realizados, valores cobrados e repassados, entre outros. Ao adotar o TISS para o faturamento, as clínicas podem garantir maior agilidade, segurança e precisão no processo de cobrança e recebimento dos serviços prestados.
Além disso, seguir as diretrizes do TISS pode ajudar a evitar glosas e problemas de conformidade, garantindo uma receita mais consistente e previsível para a clínica.
8. Mantenha o capital de giro saudável
O dinheiro disponível usado para garantir que sua clínica esteja em pleno funcionamento mesmo entre pagamentos realizados e pagamentos recebidos (inclusive parcelados) é chamado de capital de giro.
Esse montante serve para suprir as necessidades do dia a dia, como manter o estoque de gaze para curativos abastecido ou ter material de papelaria. Só para dar alguns exemplos.
Segundo economistas, para calcular o capital de giro é só somar todas as receitas (valores que tem em caixa e pagamentos a receber) e subtrair das contas a pagar e impostos.
Leia mais: Faturamento médico: como gerir o seu e garantir a lucratividade
9. Crie uma reserva de emergência para manter a saúde do consultório
Mesmo com planejamento e organização, ninguém está livre de imprevistos. Por exemplo, o computador pode parar de funcionar do nada e você ter que comprar outro com urgência.
Ou outro equipamento da clínica que impossibilite atendimentos inesperadamente tenha algum problema e você precise chamar um técnico, comprar alguma peça nova, e por aí vai… Sem contar que em alguns meses, a quantidade de consulta pode reduzir bastante.
Em casos assim, não é do capital de giro que o dinheiro deve sair. O ideal é que saia do fundo de reserva da clínica. Para manter o montante, especialistas em finanças recomendam que mensalmente você aplique uma mesma determinada quantia como, por exemplo, sempre R$ 1000.
10. Crie o hábito de realizar conciliação bancária
Comparar os dados do seu controle financeiro interno com o que de fato tem na conta da sua clínica é o que os contadores chamam de conciliação bancária.
Fazer isso regularmente é importante porque evita, por exemplo, que você pague valores indevidos caso o banco debite o valor errado da sua conta.
Ou até mesmo impeça que você tenha que pagar juros e multas por falta de pagamento de algo que está em débito em conta, mas que por algum motivo não foi debitado o dinheiro na data esperada.
Quando você tem as finanças da clínica em ordem, a conciliação bancária é algo bem simples de fazer. É só comparar o extrato da conta bancária com o fluxo de caixa. Em caso de dúvidas, confira nos recibos e notas fiscais.
11. Utilize um sistema de gestão como auxiliar
Utilizar um software para gestão de clínicas é fundamental para auxiliar na gestão financeira de uma clínica. Esses sistemas automatizam muitos processos, desde o agendamento de consultas até o faturamento e controle de estoque.
Um sistema integrado pode facilitar o acompanhamento das finanças, fornecendo relatórios detalhados sobre receitas, despesas, fluxo de caixa e performance financeira geral da clínica. Além disso, eles podem ajudar na conformidade com regulamentos, como o TISS, ao automatizar a geração e envio de faturas padronizadas.
Com funcionalidades específicas para o setor de saúde, esses sistemas permitem uma gestão mais eficiente e precisa, possibilitando que os gestores tomem decisões informadas para otimizar o desempenho financeiro da clínica.
Veja também: Máquina de cartão para clinicas com a menor taxa do mercado: 05 opções
Erros financeiros mais frequentes que podem quebrar sua clínica
Os erros financeiros mais frequentes que podem levar à quebra de uma clínica médica incluem:
- Falta de planejamento financeiro: a ausência de um plano financeiro estruturado pode levar a decisões erradas e falta de recursos quando necessário.
- Falta de planejamento tributário: a falta de estratégias tributárias pode resultar em pagamentos excessivos de impostos e impactar negativamente a saúde financeira da clínica.
- Má gestão de despesas e receitas: uma gestão ineficiente das finanças pode levar a gastos desnecessários e dificultar a identificação de fontes de receita lucrativas.
- Ausência de controle de estoque: a falta de controle sobre o estoque pode resultar em desperdício de recursos, como a compra excessiva de suprimentos ou a falta de materiais essenciais no momento adequado.
- Desperdício de materiais e medicamentos: o desperdício de materiais e medicamentos pode representar uma perda significativa de recursos financeiros, impactando diretamente os lucros da clínica.
- Uso inadequado de equipamentos: a utilização inadequada dos equipamentos pode levar a danos prematuros, custos de reparo adicionais e redução da eficiência operacional.
- Falta de manutenção nos equipamentos: a ausência de manutenção regular nos equipamentos pode resultar em falhas operacionais, custos de reparo elevados e interrupções nos serviços prestados pela clínica.
Como o Conclínica ajuda os médicos na gestão financeira?
O Conclínica oferece uma solução abrangente para a gestão financeira de clínicas e consultórios médicos.
Com recursos indispensáveis para agendamento ágil de consultas de um ou mais profissionais de saúde, o software para clínicas simplifica processos administrativos e minimiza burocracias, permitindo um atendimento eficiente e humanizado.
Além disso, o Conclínica reúne e simplifica os dados dos pacientes, facilitando o trabalho dos médicos e proporcionando uma visão ampla e integrada da gestão financeira, o que facilita a tomada de decisões e a organização de todos os processos financeiros da clínica ou consultório.
A gestão financeira para clínicas é a melhor solução para manter um negócio lucrativo saudável
Implementar práticas sólidas de gestão financeira não apenas assegura a estabilidade econômica da clínica, mas também promove um crescimento sustentável. Ao adotar uma abordagem proativa para gerenciar as finanças, os proprietários e gestores de clínicas podem tomar decisões mais informadas, identificar áreas de melhoria e garantir o sucesso a longo prazo do negócio.
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