A fidelização do paciente começa antes mesmo de ele entrar no consultório, com o contato inicial, seja via WhatsApp Business ou outra rede social, contribuindo para gerar empatia, segurança e sensação de profissionalismo durante o atendimento.
A recepcionista, como primeiro ponto de contato, desempenha esse papel fundamental, onde deve criar uma experiência agradável e transmitir confiança em sua interação com o paciente.
Por isso, reunimos mais de 40 exemplos de respostas rápidas no WhatsApp Business que utilizam gatilhos mentais como escassez, urgência, exclusividade e empatia. Essas pequenas mudanças otimizam o atendimento, aumentam a retenção de pacientes e garantem resultados mais positivos para a clínica.
Cada um desses modelos deve ser usado na situação certa para melhorar seus resultados. Vamos conhecer!
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Agendamento de Consultas
Quando o paciente pergunta sobre horários disponíveis, é importante transmitir urgência e a sensação de que ele pode perder uma oportunidade, o que incentiva a ação imediata.
Por exemplo, você pode trocar a resposta “Qual horário você gostaria de marcar?” por uma das seguintes opções:
“Temos apenas alguns horários disponíveis para [data], e eles costumam ser preenchidos rapidamente. Qual horário seria melhor para você? Posso garantir sua consulta!”
“Estamos com os últimos horários da semana abertos. Vamos agendar agora para você garantir o melhor período?”
“As vagas para esse período estão quase completas. Posso reservar seu horário agora para garantir sua consulta?”
“Temos poucas vagas disponíveis nos próximos dias. Deseja que eu reserve um horário para você antes que as vagas acabem?”
Qualquer um desses modelos de respostas rápidas para Whatsapp Business é muito mais eficiente para realizar agendamentos online que um simples “Qual horário você gostaria de marcar?”.
Atendimento particular
Quando o paciente pergunta sobre valores, aproveite a oportunidade para mostrar o diferencial da clínica, o valor agregado que ele está recebendo e reforçar sua percepção de qualidade.
Nesses casos, você pode substituir frases como: “Não trabalhamos com convênio” por:
“Nós trabalhamos exclusivamente com atendimento particular para garantir que cada consulta seja única e personalizada. Se quiser, posso te explicar mais sobre como funciona e todos os benefícios.”
“Optamos por oferecer atendimento particular para evitar as limitações dos convênios, garantindo um cuidado personalizado e de excelência. Além disso, oferecemos condições de pagamento flexíveis para que você possa ter a melhor experiência sem preocupações. Vamos agendar sua consulta e ajustar a melhor forma de pagamento para você?”
“Atendemos de forma particular para garantir consultas mais detalhadas e sem pressa. Tenho certeza de que você vai notar a diferença. Que tal agendarmos sua consulta para você experimentar esse atendimento exclusivo?”
“Nossa clínica prioriza o atendimento particular para garantir um cuidado sem interferências de convênios, com total foco no paciente. Assim, você terá um acompanhamento especializado do início ao fim. Gostaria que eu explicasse como funciona e os benefícios que você terá?”
Essas são opções de respostas via WhatsApp Business que valorizam a sua clínica, e fazem o paciente entender a qualidade do serviço que está contratando.
Saiba mais: Software para clínicas: dicas e orientações para escolher a melhor opção
Mensagens fora do horário de atendimento
Quando o paciente manda uma mensagem fora do horário de atendimento, é importante que ele saiba que será atendido, mesmo que não imediatamente.
Essas respostas reforçam o cuidado com o paciente e garantem que ele será atendido, gerando confiança e segurança
Nesses casos, pode ser uma boa opção trocar frases como “Desculpe pela demora.” por:
“Agradecemos pela paciência! Estamos fora do horário de atendimento agora, mas vou garantir que sua mensagem seja uma das primeiras a ser respondida assim que voltarmos.”
“Obrigada por nos procurar! Estamos fora do expediente, mas vou priorizar sua solicitação assim que retomarmos o atendimento.”
“Sua mensagem é muito importante para nós! Assim que estivermos de volta, garantimos que você será um dos primeiros a ser atendido. Agradecemos pela compreensão.”
“Estamos fora do horário de atendimento no momento, mas fique tranquilo(a), sua mensagem já foi registrada e será respondida com prioridade no próximo expediente.”
Veja também: Tempo máximo de espera para consulta médica: o que diz a legislação?
Lembrete de Consulta
O lembrete de consulta é uma chance de reforçar o compromisso do paciente e evidenciar o cuidado da equipe. Essas frases destacam a importância do atendimento, criando a expectativa de que ele sairá com soluções claras e eficazes.
Para relembrar o paciente da consulta, você pode trocar: “Posso confirmar sua consulta?” por:
“Sua consulta está confirmada para amanhã às [horário]. Nossa equipe está pronta e ansiosa para te receber, garantindo o cuidado que você merece e focado em resolver seu problema.”
“Estamos prontos para te receber amanhã! É muito importante que compareça para garantir que possamos tratar suas questões da melhor forma. Se houver algum imprevisto, nos avise com antecedência para reagendarmos.”
“Estamos ansiosos para te receber amanhã! Seu horário está reservado e preparamos tudo para que você tenha uma consulta especial.”
“Sua consulta está marcada para [data e horário]. Vamos garantir que seu problema receba toda a atenção que precisa. Será uma ótima oportunidade para discutirmos suas opções e encontrar a melhor forma de cuidar da sua saúde!”
Saiba mais: O que é telelaudo? Descubra como funciona, os benefícios e como implementar na sua clínica médica
Cancelamento de Consulta
Por fim, quando o paciente precisar cancelar a consulta, é importante ser flexível na remarcação e manter o paciente engajado. As frases a seguir mostram que a clínica está pronta para ajustar o atendimento de forma prática, garantindo que o paciente se sinta confortável e comprometido em retornar.
Nesses casos, é uma boa opção trocar “Ok, sua consulta foi cancelada.” por:
“Sabemos que imprevistos podem acontecer. Vamos encontrar um novo horário que funcione melhor para você e garantir que o atendimento continue sem interrupções.”
“Não tem problema precisar ajustar o horário! Temos algumas opções para os próximos dias. Qual delas seria mais conveniente para você?”
“Vamos resolver isso rapidamente! Podemos remarcar sua consulta para um horário que se ajuste melhor à sua agenda. Qual dessas opções seria o melhor para você?”
“Entendemos sua situação. Podemos reagendar a consulta sem complicações e garantir que você receba o acompanhamento necessário. Vamos encontrar o melhor horário juntos.”
Ao aplicar os gatilhos mentais apresentados, sua recepcionista será capaz de se comunicar de forma mais assertiva, resultando na fidelização dos pacientes e no aumento da eficiência da sua clínica. E se você quiser elevar ainda mais a experiência do paciente, conte com o Conclínica.
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