7 dicas de gestão para clínicas e consultórios

Conciliar o trabalho de médico e administrador é um desafio e tanto. Além de ter que lidar com muitos processos, o gestor de clínica ainda precisa ter visão de futuro para determinar objetivos, projetar resultados e prevenir gargalos em diferentes setores, entre outras coisas. 

E tudo isso, na maioria dos casos, sem ter estudado Administração. Por esse motivo é importante que médicos-gestores fiquem sempre antenados em conteúdos sobre gerenciamento. 

Para facilitar a sua vida nessa parte das suas funções, esse post reúne 7 dicas sobre como administrar melhor consultórios e clínicas. Confira:

Principais áreas de gestão de uma clínica

• Gestão de Relacionamento com Pacientes: o envio de SMS de feliz aniversário é um exemplo de ação simples, mas que faz toda a diferença em um bom relacionamento médico-paciente. Mas, esse tipo de gerenciamento engloba uma série de iniciativas para facilitar a vida das pessoas como oferecer agendamento online na clínica. 
• Gestão Financeira: realizar repasses médicos corretamente e projetar os lucros reais é possível quando você tem total controle das finanças da clínica. Para realizar esse gerenciamento, é necessário fazer o fluxo de caixa regularmente. Dessa forma não há surpresas no fim de mês e você ainda consegue planejar investimentos. 
• Gestão de Pessoas: processo amplo e complexo, a administração de capital humano é algo que também costuma ser responsabilidade do médico-gestor (que precisa de muita organização para conciliar todas as suas marcações de consultas com os compromissos de administrador). Nesse ponto, ter um sistema que exiba todas as suas agendas online facilita muito.  
• Gestão de Estoque: controlar o fluxo de todos os materiais da sua clínica é fundamental para não deixar faltar nada, evitar validades vencidas e ainda planejar a compra com antecedência. O que permite que você pesquise preços e consiga economizar negociando com fornecedores. Portanto entender o fluxo de insumos e gerenciar estoque é estratégico. 
• Gestão de Planos de Saúde: para médicos-gestores ter que lidar com convênios é um capítulo à parte em seu trabalho. É necessária muita organização e atenção para que dê tudo certo no faturamento e até mesmo para agilizar o atendimento dos pacientes de plano de saúde. 
• Gestão de Documentos: laudos e exames precisam ser bem gerenciados para que você, como médico, tenha mais clareza sobre o quadro clínico dos pacientes. Além disso,  tem a questão das entregas no prazo para as pessoas. Sem organização e tecnologia é praticamente impossível ter uma gestão de documentos eficaz hoje em dia.

Use a tecnologia para facilitar a gestão da sua clínica

Uma dica importante para dar conta dos principais gerenciamentos da sua clínica é otimizar tempo e aumentar a produtividade investindo em gestão integrada.

E para isso, a ajuda de cloud computing (inovação tecnológica que permite armazenamento na nuvem) é fundamental. Isso porque garante centralização (reúne tudo em um só lugar para você acessar pela internet de onde quiser). E também a segurança das informações (tudo é protegido por login e senha, além de dispensar backups).

Por causa disso, a dica é contar com um sistema web de gestão de clínicas que ofereça recursos que facilitam cada um dos principais processos que precisam ser gerenciados. E ainda permita integração de dados e até fácil geração de relatórios gerenciais. 

No Conclínica, por exemplo, você consegue realizar isso tudo de forma prática porque é um software bem completo e tem interface intuitiva. 

Aprenda sobre gestão de processos para deixar sua clínica mais efetiva

Todos os setores da sua clínica estão fazendo entregas de valor com agilidade e com o mínimo possível de recursos? Se sua resposta é não sei é porque está na hora de fazer um mapeamento de processos. 

Dessa forma você encontra gargalos, previne atrasos de entrega e consegue implementar soluções mais assertivas para produtividade. 

Para ter insights e facilitar a tomada de decisão em gestão de processos, vale a pena estudar um pouco sobre isso (já que na faculdade de medicina você não teve essa disciplina obrigatória). 

Gestão de processos X gestão por processos

Embora pareça tudo a mesma coisa, uma definição é mais ampla do que a outra. No livro Gestão por processos, por exemplo, o autor JO De Sordi apresenta as seguintes definições: 

“a gestão de processos se apresenta com uma abrangência muito reduzida em comparação a gestão por processos: esta, uma abordagem administrativa, aquela um estilo de organização e operação de empresas.”

De acordo com o livro Gestão de Processos: Pensar, agir e aprender, os autores explicam que: “a gestão de processos se divide em três grupos de tarefas – planejar, organizar e controlar os processos – e inclui mensurar ou medir e melhorar processos, com o interesse principal de se usar metas e métricas para assegurar que os processos funcionam como deve”.

Já para  o autor Paul Harmon,  criador do conceito Business Process Change, a gestão de processos pode levar a promoção de mudanças no negócio com base em melhoria, redesenho e automatização de processos.  

Torne o atendimento da sua clínica mais eficiente

Com o avanço da tecnologia e a popularização da internet, o trabalho da recepção não precisa mais ser totalmente baseado em receber ligações para agendamento de consultas, anotações em agendas físicas e chamadas para confirmação com o paciente como era no século XX.

Hoje em dia é possível oferecer um atendimento mais eficiente com a ajuda, por exemplo, do agendamento online. Com ele, sua clínica fica disponível de domingo a domingo durante 24 horas por dia para que seus pacientes marquem a consulta no melhor horário para eles.

Sem contar que ainda recebem o lembrete da consulta por SMS. Ou seja, é eficiência pura porque melhora o atendimento e relacionamento com os pacientes gastando menos na conta de telefone. 

Analise onde é possível cortar gastos sem comprometer a qualidade do serviço

O maior desafio dos administradores é a redução de custos. Mas, se a economia vai impactar na eficiência do serviço normalmente ela não vale a pena. 

Por esse motivo, antes de cortar gastos, é necessário analisar bem todo o cenário e entender como aquela despesa influencia na produção e nos processos da sua clínica. Dessa forma é possível implementar algumas soluções econômicas que não impactam a qualidade do serviço. 

Tenha objetivos claros

As ações realizadas na sua clínica hoje foram pensadas para alcançar resultados? O primeiro passo para isso é determinar onde quer chegar com sua clínica (no sentido de business). 

A partir desse ponto de partida, é possível realizar um planejamento bem alinhado (trimestral ou quadrimestral é o recomendado). 

E nele determinar metas e indicadores que permitam analisar se o plano está fluindo como o previsto (caso não esteja, é necessário rever estratégias para o período de planejamento seguinte). E assim conduzir suas equipes à conquista dos objetivos do negócio. 

Mensure para analisar a produtividade e desempenho 

Em administração e marketing, tudo que é realizado precisa ser medido. E isso não pode ser diferente na gestão de clínicas. Portanto no momento do planejamento, é importante determinar quais serão os indicadores a serem avaliados no seu negócio. 

Vale lembrar que não precisa perder tempo analisando todos os dados disponíveis. Somente os que mais importam para os médicos-gestores  entenderem como está o desempenho da clínica devem ser analisados. 

O tempo de espera das consultas e a quantidade de atendimentos realizados são alguns exemplos dessas métricas.   

Escolha um sistema que facilite a gestão de processos da sua clínica e aumente a produtividade

No mercado atualmente existem softwares online específicos para clínicas criados especificamente para simplificar a gestão integrada. O que resulta no aumento da produtividade e ainda ajuda no desenvolvimento. 

É o caso, por exemplo, do Conclínica que reúne 12 recursos que trazem vários benefícios na administração de consultórios e policlínicas. Sendo a automatização do operacional à gestão em diferentes áreas (estoque, faturamento, financeiro, atendimento, etc.) o principal deles.

Além de facilitar a vida dos gestores, médicos e secretárias, o sistema oferece total segurança e privacidade com tecnologia na nuvem que permite armazenar dados online.  

Já utiliza algum software online para tornar mais simples a gestão da sua clínica? Conte para a gente nos comentários qual o maior benefício do sistema para sua administração.